Préparer une réunion : comment élaborer l’ordre du jour ?

 

La rédaction d’une fiche de préparation d’une réunion est importante pour garantir l’efficacité de la réunion afin d’éviter de perdre du temps inutilement. Pour réussir à établir l’ordre du jour, il y a plusieurs étapes qu’il faudra bien respecter. Cela dit, vous devez créer un plan détaillé du déroulement de cette rencontre pour atteindre les objectifs fixés.

 

Pourquoi élaborer un ordre du jour ?

En général, l’ordre du jour d’une réunion est un support d’invitation à participer à un rassemblement avec d’autres personnes qui sont clairement mentionnées dans le document. Ce dispositif contient des informations relatives à la réunion, notamment le lieu, la date, les horaires, le thème à aborder ainsi que le programme détaillé. Incontournable lors de réunion d’entreprise, ce document est souvent sous-estimé. Pourtant, le succès de l’évènement repose en grande partie sur l’efficacité de l’ordre du jour qui est défini au préalable.

Il s’agit en quelque sorte d’une documentation servant à déterminer les sujets de discussion. Par conséquent, elle permet de préparer tous les participants par rapport à tous les points qui vont être abordés ainsi que les objectifs attendus suite à cette rencontre. De cette manière, les adhérents prennent conscience de l’importance de leur présence afin de valoriser leur travail au niveau de l’entreprise.

Cela dit, établir un plan d’une réunion est incontournable pour faire passer un message que le rassemblement prévu aura lieu et qu’il impactera positivement sur la productivité de la société. Grâce au modèle détaillé de ce document, chaque employé peut se préparer en avance en tenant compte de leurs éventuelles interventions ainsi que des questions qu’ils souhaitent poser à d’autres collaborateurs.

Pour l’animateur, il s’agit d’une feuille de route sur laquelle il s’appuie pour gérer toute l’évolution de la réunion.

En outre, un ordre du jour de réunion permet de mieux cadrer tout le déroulement du rassemblement, que ce soit pour la forme ou le fond. De cette manière, tous les participants n’abordent que le sujet défini au préalable. Vous vous demandez comment bien rédiger cette documentation sur votre ordinateur de bureau ? Vous aurez toutes les réponses en lisant les informations suivantes.

Les étapes à suivre pour la rédaction

 – Pour bien préparer une réunion, l’ordre du jour doit être élaboré avec beaucoup de soins. Ainsi, il faut commencer par intituler la réunion. La désignation que vous choisissez devrait résumer tous les sujets qui vont être abordés. Cela dit, dès que les employés lisent le titre, ils doivent comprendre immédiatement les thèmes qui vont être soulevés.

 – Ensuite, il y a plusieurs informations qui doivent figurer dans l’entête. C’est le cas pour la date et l’heure du déroulement de la réunion. N’oubliez pas non plus d’indiquer le lieu choisi pour que tous les participants puissent être fixés. Évidemment, vous devez dévoiler le nom des intervenants ainsi que leur poste pour être plus précis. Il faudra également mentionner les invités spéciaux qui sont conviés lors du rassemblement.

 – Sautez une ligne, car la prochaine partie de cette invitation à une réunion est réservée pour les objectifs. Vous devez y inclure des textes simples et directs qui résument les points à aborder. Vous devez aller à l’essentiel et évitez les phrases trop longues. Les participants en sauront un peu plus le moment venu.

 – Après l’objectif, passez à la rédaction du programme qui comprend les éléments principaux de l’ordre du jour de la réunion. N’oubliez pas de sauter une ligne et de bien évoquer en gras le mot « planning » afin qu’il soit bien visible. Consacrez une ligne pour chaque rubrique de sorte que cette partie ne soit pas trop lourde et mentionnez également les horaires pour une meilleure gestion du temps. De cette manière, il n’y a aucun risque que la réunion perdure pendant des heures.

 

Les conseils pour réussir l’ordre du jour

L’invitation à une réunion que vous préparez doit être convenablement écrite pour que vos collaborateurs puissent assimiler plus aisément les informations contenues dans ce document. Cela dit, lors de la rédaction essayez de faire des textes bien aérés et faciles à comprendre. Une seule page suffit largement pour résumer les sujets essentiels.

Pour éviter que la réunion ne soit trop longue, il est nécessaire d’apprendre à bien gérer la durée du rassemblement. C’est un point important qu’il faudra privilégier pendant l’organisation d’une réunion. Auparavant, nous avions déjà conseillé de mettre des horaires bien précis pour chaque étape. Dans ce cas, il faudra aussi envisager du temps additionnel pour les échanges. En effet, les adhérents peuvent avoir besoin de poser des questions concernant les points qui ont été développés. 

Certains d’entre eux peuvent également faire des commentaires ou des remarques qui peuvent servir pour optimiser la productivité de l’entreprise. Ce moment de communication est aussi important pour faire une évaluation collective de tout ce dont vous avez parlé et des points à améliorer.

Afin d’empêcher les imprévus et surtout pour vous assurer que tout se déroule comme vous le souhaitez, prévenez en avance les collaborateurs qui vont intervenir. Il s’agit de les informer au préalable pour qu’ils se préparent avant d’affronter les autres participants.

Avant d’envoyer le type d’ordre que vous avez préparé à toutes les personnes qui sont concernées, prenez le temps de bien relire tout ce que vous avez écrit. En effet, la réunion repose intégralement sur toutes les informations que vous avez rédigées.  C’est une étape importante au moment de préparer les réunions et les erreurs sont inacceptables dans le domaine professionnel.

Une fois que vous avez tout vérifié en détail, vous pouvez enfin procéder à l’envoi de l’ordre du jour. Faites-le au moins une semaine avant la date indiquée pour que les personnes concernées aient tout le temps nécessaire pour s’y préparer. Vous pouvez remettre manuellement ou envoyer un mail de convocation à une réunion. Dans tous les cas, assurez-vous que tous les destinataires le reçoivent afin de garantir leur présence.

Certes, ces moments d’échanges sont importants pour développer le potentiel de l’entreprise et aussi pour augmenter la cohésion entre les collègues de travail. En revanche, vous ne devriez organiser ce genre de rassemblement que lorsqu’il est nécessaire d’aborder des sujets essentiels pour le développement de l’entreprise.

Pour terminer, assurez-vous de bien suivre toutes les directives incluses dans l’ordre du jour. Cela ne sert à rien d’improviser au dernier moment, sinon la réunion risque de ne pas se dérouler comme prévu. À la fin de la journée, vous pouvez enfin vous permettre de déguster le meilleur vin sans alcool chez vous.