Pourquoi créer un organigramme d’entreprise ?

 

Toute affaire se doit de suivre une ligne directrice pour pouvoir évoluer dans les meilleures conditions. Dans cet objectif, plusieurs moyens et supports doivent se mettre en place pour constituer un schéma de fonctionnement auquel se référer en cas de besoin. Plusieurs raisons expliquent ainsi l’importance de créer un organigramme d’entreprise.

 

La mise en place de la hiérarchie

N’importe quelle compagnie assure sa croissance par la participation de son personnel. Chacun à son niveau, ces intervenants exécutent les tâches qui leur sont assignées, sans interférer sur celles d’un autre. L’organigramme d’entreprise permet à la base d’illustrer cette structure de fonctionnement, de manière à ce que chacun sache quels sont sa place et son rôle au sein de la société. Mais au-delà de ce concept classique, qu’est-ce qu’un organigramme représente-t-il dans la pratique ? La réponse la plus évidente est également la plus logique : il permet de rappeler la classification qui régit l’enseigne.

De ce fait, l’organigramme hiérarchique montre le modèle à appliquer si vous voulez aider vos collaborateurs à définir leur niveau par rapport à d’autres. Ce type de représentation met en effet en exergue les différentes chaînes du commandement, avec le premier dirigeant au sommet, les principaux meneurs dans les parties intermédiaires, et les subordonnés au bas du tableau.

Cette configuration reste à ce jour encore la plus utilisée dans la plupart des groupes professionnels existants. Elle bénéficie en effet d’une simplicité de lecture et de compréhension, et aide à définir les interlocuteurs à qui un subordonné doit effectuer son rapport. Par contre, l’inconvénient de ce modèle se ressent par le manque de coordination et la difficulté de circulation des informations entre les différentes parties, et surtout le poids de la direction sur les exécutants.

La définition des différentes fonctions

Dans la pratique, faire un organigramme vise également la finalité d’exprimer à partir d’une représentation graphique les divers départements et services existant dans une société. Cette configuration permet de placer tous les acteurs dans un système de relation plus collégiale, de manière à moins appuyer le côté hiérarchique, mais plutôt à mettre en avant la partie technique. Cette représentation plus concrète se matérialise par un organigramme fonctionnel, dont le plus utilisé reste le modèle en trèfle.

Celui-ci vous aide en effet à appréhender facilement la structure de la société. Dans le plus commun des cas, vous pourrez y découvrir les quatre découpages essentiels qui composent une compagnie. Le premier regroupe tout ce qui concerne l’exploitation, autrement dit les services relatifs à l’achat, aux ventes et à la production. 

Ensuite arrive le secteur financement, qui rassemble les départements en rapport avec le budget, la trésorerie, et le contrôle de gestion, entre autres. En troisième position se trouve la catégorie gestion, dont les attributions principales se répartissent entre la comptabilité, l’informatique et l’entretien. Enfin vient la branche du prévisionnel, qui prend en charge toutes les opérations reliées à la planification, au marketing, ainsi qu’aux recherches et développements. La hiérarchie dans l’entreprise est totalement invisible sur cet exemple d’organigramme.

 

L’ouverture vers la polyvalence

Selon l’organisation d’entreprise, un employé peut être appelé à effectuer une ou plusieurs tâches dans le cadre de son contrat de travail. La capacité d’adaptation, ainsi que l’aptitude à produire dans n’importe quel contexte environnemental deviennent de nos jours un impératif. Cette nécessité peut alors se transcrire dans un organigramme simple, qui ne mettra en avant ni la structure hiérarchique de l’entreprise ni son côté fonctionnel.

L’organigramme circulaire constitue un exemple facile pour illustrer ce principe. Cette représentation graphique avance les ressources et les méthodes utilisées par la société dans le cadre de son exploitation. Elle ne donne aucune information rattachée à l’autorité, et encore moins sur les différents postes. 

Par contre, la mise en évidence de différentes valeurs propres à l’établissement y est soulignée, comme la polyvalence ou la capacité d’adaptation. Dans ce type d’organigramme d’entreprise, la relation supérieur-subordonné n’existe plus, tout le monde se retrouve sur le même pied d’égalité. Un simple exécutant peut selon chaque circonstance se placer en tête de projet, et vice-versa.

 

La décentralisation du pouvoir

Une autre explication pour illustrer la raison d’être d’un organigramme concerne la volonté expresse des décideurs d’alléger les fonctions de commandement. Cette option se pose surtout dans les grandes multinationales, pour lesquelles un seul dirigeant ne peut plus superviser toutes les branches et les ramifications qui constituent la société. L’on retrouve alors des microstructures dans la représentation, avec ses chefs de service, responsables de département, les différents directeurs et le directeur général. Celles-ci sont ensuite reliées entre elles, et rattachées à une autorité centrale.

Comme il s’agit d’une représentation large et détaillée de chaque entité formant l’ensemble de l’enseigne, l’usage d’un vidéoprojecteur reste le plus conseillé pour ne pas se perdre dans les différentes liaisons. Elle rassemble toutes les informations d’un organigramme hiérarchique et fonctionnel, et cette représentation s’étale sur une grande surface. Pour cette raison, l’on parle d’organigramme planétaire. Toutefois, elle exprime clairement l’application de la délégation d’autorité émanant du pouvoir central jusque dans les dernières cellules de chaque microstructure.

Le besoin de normalisation

Cette dernière possibilité pour expliquer pourquoi créer un organigramme d’entreprise reste la moins appliquée par les sociétés. En effet, elle s’adresse surtout aux firmes qui souhaitent suivre une norme, de manière à pouvoir se comparer à d’autres sur des thématiques précises. Pour ce faire, ces sociétés désireuses de se mettre en concours doivent alors utiliser un modèle d’organigramme imposé pour les besoins de la comparaison.

En général, ce type d’organigramme est dit normalisé. Il doit mentionner les différents services d’une entreprise, en plus d’une liste d’informations à renseigner. Le modèle NF Z 12 001 de l’Afnor ou agence française de la normalisation exige par exemple les détails suivants :

1. Titre

2. Codes 

3. Légendes des liaisons d’information et de coopération

4. Structure hiérarchique, dont chaque chiffre correspond à un niveau

5. Liaisons existant entre deux postes

6. Renvois ou renseignements complémentaires par service

7. Renseignements sur la fonction et attributions du titulaire du poste

8. Références (entreprise, service, date, numéro du feuillet)

9. Références budgétaires (codes spécifiques)

10. Effectifs cumulés (effectifs globaux et répartition entre les différents secteurs).